来源： 时间：2007-03-16 15:39:39 点击：4437
根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的原则精神，结合学校实际情况，特制定鄂州大学公文处理规定。
第一章 总 则
一、公文是传达党和国家的方针、政策，发布法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作，是加强领导，提高部门工作质量和效率的重要环节之一。因此，学校各部门负责人必须高度重视公文处理工作。
二、公文包括：上级部门和校外各单位来文，学校向上级部门和校外各单位的发文，学校向校内各单位的发文(如通知、通报、布告、公报、规定、决定、纪要、工作计划、规划等)，校内各单位向学校呈送的请示、报告等。
三、学校各部门都必须有一位负责同志分管公文处理工作，并设专人具体管理本部门日常公文处理工作。
四、学校公文管理工作，采取集中统一领导与分级负责处理保管的体制。
五、公文处理工作要求各部门必须遵守制度，明确职责，提倡相互配合、协商，提高工作效率。
第二章 公文的签批和运转程序
六、收文
(一)凡校外单位寄送鄂州大学的公文，由办公室拆封。一般例行公文，由办公室转业务部门承办。重要公文由办公室主任签批，呈送有关领导阅批后，再转业务部门承办。收文内容涉及几个部门的，应明确主办部门，由主办部门转有关部门传阅或协办。必要时应以主办单位为主，同协办单位共同商定处理意见。
(二)凡校外单位直接寄送到学校各部门的公文，属一般性公文的，可按业务分工由主管人员承办。重要公文必须转送到办公室，按学校收文签批手续办理。
七、学校向校外单位发文
校内单位如确实需要以学校名义对外行文，可以学校文件或学校办公室文件行文，用办公室统一编排的文号，认真填写“鄂州大学拟稿处理单”，经拟文单位负责人核稿，分管校领导审阅后由校主要负责人签发，加盖校印并登记后，方可发出。
八、校内发文
学校办公室和学校有关职能部门均可向全校发文。
(一)学校法规性文件(如重要规定、决定、通报、布告、干部任免、工作要点等)均需经校主要负责人签批后，由办公室发文。
(二)学校有关职能部门下发内容涉及全校的文件，由职能部门起草，部门领导核签，相关部门会签，经分管校领导审阅后，由校主要负责人签发。纯属职能部门的具体业务，校内发文由职能部门负责人审核，由分管校领导签发。
九、校内请示、报告
(一)校内各单位给校领导的请示、报告等公文均须交由办公室办理，不得直接送领导本人或放入信箱(校领导要求直送的除外)。如需要，部分请示、报告可先送校相关职能部门，经部门负责人签署意见后，由办公室登记签批，呈送分管校领导批示。
(二)给校领导的请示、报告等只能主送一位领导，不得自行多头呈送，并坚持“一文一事”的原则，如确有必要，可同时抄送其他有关领导。行文应力求简明扼要。根据分管领导意见，再转其他校领导阅批(阅批后，应再转送分管领导阅示)。凡分管领导提出需经党委会或校长办公会议决定的，由办公室列入会议议程。
(三)各单位呈送学校的请示、报告由办公室和相关职能部门按签批程序送领导阅示，各基层单位(指学校各部门下属各科室、教研室等)一般不得越级向学校呈送请示、报告。
(四)一般校内请示、报告经领导阅批后，视情况退职能部门或原请示、报告单位保存，以便按批示执行。若需由其它部门执行时，则由办公室将请示、报告转送职能部门。办公室或职能部门将领导批示转告原请示单位，必要时可以书面回复。
十、各级领导签批意见时，不要用铅笔和普通圆珠笔，要签全名，并写明签批年月日，以便存档。
第三章 公文收发手续
十一、各单位正式收发文(包括个人收到的文件)、请示、报告，必须经过本单位文书管理人员并履行严格的登记、编号、签批手续，以保证办文手续的完整和防止丢失。
十二、收发文、请示、报告必须严格完成下列五项程序：①登记编号；②签批；③催办；④审核办结；⑤清退归卷。五项程序中，及时催办是做好公文处理工作的重要环节，必须抓紧，以杜绝只送不催，只批不结的现象。
十三、收发文使用统一格式的登记簿。校内请示、报告正文一般要用打印文稿，并附学校印制的公文处理单，以供领导批示，并签批处理意见；发文要附统一印制的发文稿纸并认真填写。
十四、在承办公文过程中，要保持文件的完整，相关文件和附件不得散失。
十五、各单位收到各类文件后，一定要及时处理，不要积压。一般文件在各单位或校领导处停留时间不得超过一天。限期文件，必须在规定时间前办结。如有特殊原因需要延长时，可向办公室声明。急件随到随办。
第四章 公文的格式
十六、正式公文(指校内外发文和请示、报告)的格式，一般包括：标题、公文编号、主送机关、正文、附件、落款、印章、年月日、抄送、密级、缓急程度等。
(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明文种名称(如通知、通报、规定、请示或报告等)，便函和其他简短的发文，可不写标题。
(二)向上级机关及平行单位发文，一般只写一个主送机关。如果需要同时与几个上级和平行单位发文，可用抄送的形式，不得多头主送和随便抄送。
(三)除综合性工作报告外，应执行一文一事。一切公文都要力求简短，主题突出，观点鲜明，文字通顺。
(四)公文编号，一般包括机关代字、年号、序号。校内各单位需以学校名义印制的发文字号及请示、报告字号、便函字号，由办公室统一发布，各单位不得自行更改。
(五)公文中的数目字，除编号、统计报表、专用术语以及其他必须用阿拉伯数字的以外，一般都用汉字书写。
(六)发文日期，需将年月日全部标出。
(七)如有附件，应当写在正文之后，落款之前，并注明附件的名称和件数。
(八)保密公文，应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。
(九)紧急公文，应根据紧急程度，分别注明“特急”、“急”。
(十)对外发文，首页一律用冠以“鄂州大学”字样的正式公文纸。
第五章 公文立卷
十七、公文办理完毕后，承办人员应当根据文书立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，由文书工作人员清理立卷。个人不得私自保存应当存档的公文。
十八、公文立卷要正确反映本单位的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。
十九、每年初，文书人员要对上一年整理好的案卷进行清理，根据案卷内容的重要程度确定保管期限，写上标题，书写卷内目录和案卷目录，按照档案室的规定时间，向档案室移交。
第六章 对文书工作人员的要求
二十、文书工作人员应做到以下几点。
(一)要充分认识文书管理工作的重要性，必须认真负责、谨慎细致地做好公文处理工作。
(二)努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，学习党的路线、方针、政策。
(三)要熟悉本单位工作情况，不断积累有关学校工作情况的知识。
(四)办理公文要及时、迅速、准确，不得积压，更不得丢失。
(五)发文拟稿要通顺，不丢字，不出差错，字面整洁。
(六)应随时注意有关文件资料的收集、整理与保管工作。
(七)遵守保密制度，各种秘密以上文稿，都应严格按照保密规定妥善处理，不得与无关人员谈论保密公文内容。
(八)要钻研业务，不断完善公文管理的规则和程序，随时总结工作经验，提高工作水平。