来源： 时间：2007-03-13 15:25:55 点击：4503
一、档案安全保卫工作制度
1、校档案室开展经常性的安全教育活动，使大家在思想上重视、行动上自觉落实安全工作，形成良好的工作习惯，保证校档案室安全工作万无一失。
2、校档案室建立安全轮流值班制度，每天有一位同志负责安全保卫工作。责任范围主要是负责校档案室的防火、防盗工作。
3、校档案室指定专人担任安全监督员，每天检查一次安全保卫工作，对安全保卫工作负责做出判断。凡发现安全问题，及时报告、及进处理。如果是值班人员的责任问题，由负责安全值班的人员说明原由，并承担应负的责任。
4、校档案室内一律不准有明火取暖和用明火做任何事情。
5、每次下班时间必须检查电源开关是否关闭，门窗是否锁住。
6、为了防止外界对档案室办公设备的攻击，所有库房均安装防盗门窗，确保校档案室设备安全。
7、根据未来发展，实现档案信息数字化、网络化后，为防止外界攻击，除了在服务器上安装硬盘保护卡外，还准备安装网络安全隔离控制卡，确保校档案室网络系统安全。
8、安全值班人员发现安全隐患或遇到无法处理的安全问题应及时向校档案室负责人和有关部门报告，并尽量避免事态的恶化和损失的扩大。
二、档案工作保密制度
1、档案工作人员要加强保密纪律和档案法的学习，带头尊纪守法，以对党对人民高度负责的责任感，做好保密工作。
2、档案工作人员对自己工作中所涉及的保密内容，除组织需要时提供外，不得泄露给其他人员。
3、档案工作人员不得将记有涉及档案内容的笔记本和纸屑带出档案室，防止造成泄密。
4、对各类档案的查阅借用，坚持按照各类档案的管理办法办理，不同密级的档案材料，履行不同级别的审批手续，不得随意扩大查、借阅范围。
5、加强对保密材料的管理，该入库的要及时入库，在工作中正在使用的档案，要加强管理，不得让无关人员翻阅。
6、查阅档案者，不得互相交换材料翻阅，也不得互相交谈对方不应了解的情况。
7、严格档案查、借阅登记手续，档案用后及时入库。对摘录、复制的材料，使用者要加强管理，不得丢失或给无关人员翻阅。
8、对需要销毁的材料，必须登记造册，经分管校领导批准后，指定专人监销。
9、定期进行保密纪律检查，做到常备不懈。
三、档案材料立卷归档制度
1、学校各级、各职能部门和个人在履行公务活动中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料，属学校财富，均应归档，个人不得保存。
2、各单位专（兼）职档案人员及课题组成员，要做好文件材料的积累和预立卷工作，并按文件材料形成规律和上级要求及时归档。财务部门的会计档案在隔年的4月底以前归档；党政部门和能按年度归档的部门专门档案，在次年的4月底以前归档；教学部门和按学年度归档的部门专门档案，在次学年度寒假前归档；学生的学业成绩在完成一个培养周期（学生毕业）时归档；科研档案在项目鉴定后一个月内归档；设备档案在设备购回开箱后一个月内归档；基建档案在项目竣工验收后一个月内归档；照片档案在完成制作一个月内归档；人事、学生、业务档案材料随时归档。
3、立卷归档的材料中不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔书写材料，不能有金属物。
4、专职档案人员对接收的预立卷应逐卷检查，发现不合要求的及时进行纠正。所立案卷应做到材料齐全、内容完整、案卷标题表述准确、卷内目录排列规范、页码正确、备考表填写清楚。
四、档案材料移交与接收制度
1、统一各级、各部门向校档案室移交各类档案材料的数量及时机。一是上级文件落实后如数及时移交；二是获得学校集体荣誉实物如数及时移交；三是平时工作以学校名誉上送下发的文件材料一式三份连同底稿及时移交；四是学校大型活动、专题活动的文件材料一式三份连同光盘、图表、声像材料，活动结束后迅速移交；五是平时工作以学校名誉上送下发的正式文件材料光盘，次年元月底集中一次性移交；六是财务部门的会计档案在隔年的四月底以前移交；七是学校党政部门和能按年度归档的部门专门档案立卷后，以年度为周期，在次年四月底一次性移交；八是教学部门和按学年度归档的部门专门档案立卷后，以学年度为周期，在次学年度寒假后一次性移交。
2、严格档案材料交接手续。凡属向校档案室移交档案材料、实物、专门档案，各部门档案人员均必须亲自填写《鄂州职业大学档案资料（实物）交接登记表》，并由交接双方经手人签字，以利备查。
3、职工调出和各类学生毕业走向社会，其档案在做好转递前的一切准备工作后，逐件登记，交由档案（机要）部门签收寄发，并做好档案转递回执单的接收工作。
4、外单位寄来我校的档案，收到档案后作好收档登记工作，并及时将档案转递回执退回。
五、档案保管制度
1、对收到的预立卷档案材料，由负责收集整理人员管理。利用未整理入库的档案材料时，亦由负责收集整理的同志提供。
2、对收集的档案材料，收集整理人员必须在两个月之内完成整理，编制档号，移交档案管理人员入库保管。
3、凡进入库房的档案，均由档案管理人员管理，非档案管理人员不得进入库房。
4、库房档案柜架应排放整齐，每排柜架之间，要有不少于80公分的通道，四周离墙也不少于50公分。库房内严禁存放杂物，保持整齐干净。
5、档案进出库房应有严格手续，每半年对库藏档案进行一次清点核对，以防丢失或放错位置。
6、做到防火、防盗、防鼠、防虫、防尘、防光、防潮、防高温。
六、档案材料修改补充制度
1、对已立卷归档的档案材料内容要求修改补充时，必须由原立卷单位专（兼）职档案员写出报告，由该单位分管档案工作领导签署意见，校档案室根据上级有关规定作出能否同意修改补充的决定。对同意进行修改补充的内容，要在修改补充案卷的备考表中作详细说明。
2、个别单位在预立卷时，因某种原因一时难以收齐或漏收的少数材料，经校档案室负责人同意，可由原立卷单位专（兼）职档案员进行补卷，填写卷内目录，并在该卷备考表中作出详细说明。
3、只有原立卷单位的专（兼）职档案人员经过严格组织审批手续后，才能对本单位和部门的档案进行修改补充。
七、档案材料转递与索取制度
1、待人事档案全部进入校档案室集中管理后，我校职工调出、学生毕业分配，将逐步实现分别由人事处和毕业生就业指导中心用书面形式通知校档案室，并写明接收单位及接收部门的全称和详细地址，再行办理档案转出事宜。
2、转出档案一律通过档案（机要）部门邮寄，不得交本人自带。转往鄂州市内单位的档案可由校档案室或负责联系工作的党员干部送带接收单位，或指派党员干部专送。
3、决定转出的档案，在转出前必须做好转递的有关准备工作，经检查符合转递要求方可送交转出，并办理登记、转出手续。
4、档案转出一个月未收到对方退回的档案回执，应去信索取，如对方尚未收到档案，应请转递档案的部门查询，以防档案丢失。
5、对联系调入或毕业分配来我校工作的人员，在联系调入、分入时，应同时联系将档案转来我校。职工调入、毕业生分入、新生报到后，其档案应转交校档案室而未转入的，由负责员工录用、招生部门索要档案。
八、档案的鉴定与销毁制度
1、根据国家有关档案保管期限规定，每年上半年对全部库藏档案进行一次清点，确定保管期满档案类别、数量。
2、对不同类别的到期档案，提交给不同门类到期档案鉴定小组进行鉴定，确定到期档案中需要继续保存和无保存价值的档案。
3、对需要继续保存的到期档案，由鉴定小组确定续存期，单独存放。对到期已无保存价值的档案，进行登记造册，报请学校分管领导批准后，由参加鉴定的同志在销毁清册上签名，并送往上级指定单位销毁。
九、档案工作统计制度
1、档案统计是档案工作的重要内容之一，由一位同志具体负责，其他同志协助，共同做好档案统计工作。
2、对上级档案行政主管领导机关布置的统计任务，统计人员必须在规定的时间内报出。
3、对库藏档案分门类、分产生时间、分保管期限；对档案利用分门类、分人次、分卷数；对档案资料编研分种类进行调查，掌握详细数据，为做好档案统计工作打好基础。
4、每年年末对当年新增档案数量，档案利用及档案资料编研情况进行一次统计，将各项数据在原基础上进行累加；对当年销毁及转出的档案进行一次统计，在原基础上进行递减，掌握库藏档案的准确数据。
5、档案工作统计要坚持实事求是的原则，为上级及有关部门提供可靠的决策数据。
十、档案查阅、借用制度
（一）党群、行政管理档案查阅、借用制度
1、各部门、各单位因工作需要可查阅本部门本单位形成的党政管理档案。非本部门所形成的党政管理档案，除机关有关部门外，一般不得查阅。
2、凡需查阅校党委、行政会议记录，需分别经党办或校办负责同志批准后方能查阅。
3、党政管理档案一般不借出使用，如确因工作需要借出使用，要严格办理借阅手续。党委、行政会议记录不借出使用。
4、党政管理档案利用应注意保密，个人不得擅自摘抄、复制；确因工作需要摘抄、复制的，经档案管理人员同意后方能摘抄或复制。
5、查阅档案时，不得在档案材料上涂改、圈画或将材料丢失、抽换，用后要及时归还。档案管理人员对借出未按时归还的档案，应及时崔要，并对被借用的档案进行认真的检查，发现问题及时报告、处理。
6、查阅档案人员不得在查阅室内吸烟，确保档案安全。
（二）人事档案查阅、借用制度
1、人事档案，一般由人事处工作人员查阅。有关部门因工作需要查阅教职工的档案，须经人事处负责人同意，并办理登记手续，方可查阅。
2、查阅干部档案，须经分管校领导同意，人事干部负责查阅，并办理登记手续。
3、人事档案一般不借出档案室，如确因工作需要，必须借出使用时，须经人事部门办理借阅手续，并按时归还，不得给无关人员翻阅。
4、查阅、借用档案时，严禁在档案材料上涂改、圈画、抽取、撤销档案材料，不得随意摘抄和复制档案内容，违者视情节轻重予以批评教育，纪律处分，直至追究法律责任。
5、任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
6、查阅档案人员不得在查阅室内吸烟。
（三）学生档案查阅、借用制度
1、各学院因工作需要，可查阅本学院学生档案。机关与学生工作有关的部门，因工作需要，可查阅全校各学院学生档案。
2、各学院查阅学生档案由党总支、学生党支部负责人、学生班主任负责查阅，并履行登记手续，学生不能查阅档案。
3、学生档案一般不借出档案室，因工作需要借出使用时，要写出借出使用原因申请报告，并办理登记手续。借出的档案要加强保管，严禁给无关人员翻阅，用后及时归还。
4、利用学生档案时，严禁在档案材料上涂改、圈画、撤销材料，不得随便摘抄档案内容，对确因讨论工作需要摘抄的内容，要妥善保管。
5、查阅档案人员不得在查阅室内吸烟。
（四）业务档案查阅、借用制度
1、各部门各单位因工作需要、可查阅本部门科技人员的业务档案。机关有关部门因工作需要，可查阅全校各单位科技人员的业务档案。
2、查阅业务档案，一般由负责科技干部业务考核的同志查阅，并履行登记手续。
3、业务档案一般不借出档案室，确因工作需要借出使用，由业务主管部门负责办理借用手续。
4、查阅业务档案时，严禁在材料上涂改、圈画和撤销档案材料。
5、任何个人不得查阅、借用本人及其亲属的档案。
6、查阅档案人员不得在查阅室内吸烟。
（五）会计档案查阅、借用制度
1、会计档案，一般由财务处专业人员查阅。有关部门因工作需要查阅会计档案，须经财务处同意，并有财务工作人员随同，履行登记手续后，方可查阅。
2、会计档案一般不借出，确因工作需要借出时，要严格办理借用手续，用后及时归还。
3、查阅、借用会计档案，要爱护档案材料，不准涂改，圈画、打叉、增删、拆剪、抽页、调换、污损材料内容，不得与无关人员谈及所了解的内容。
4、损坏档案者，据情赔偿，情节严重者，按有关规定处理。
5、查阅档案人员不得在查阅室内吸烟。
（六）教学、科研、设备、基建、产品、外事、
出版物档案查阅、借用制度
1、凡我校教师、科技人员查阅本人项目（课题）档案材料和已推广应用、公开发表的科技档案，凭本人工作证直接到校档案室办理登记手续后查阅。
2、查阅密级科技档案，需根据密级档案查阅规定，经有关负责同志批准后，方能查阅。
3、未经鉴定并未公开的科技档案，如非本课题组的同志需要查阅，须征得本课题组负责人同意后方可查阅。
4、对借出使用的科技档案，属“三密”类档案，须经分管校领导批准；一般档案经校档案室同意。借期一般不超过五天，须续借者应到校档案室办理续借手续，续借期不得超过三天。
5、外单位组织或个人查阅我校档案，必须持单位介绍信注明所查档案名称、查阅目的、用途和查阅姓名、职别，经有关业务部门同意，方可接待查阅。外单位一般不能将档案借出使用。
6、查、借阅科研档案，不得擅自摘抄、复制档案材料内容，确实需要摘抄、复制时，经档案管理人员同意后方能摘抄或复制。摘抄和复制档案材料必须交单位保管。
7、查、借阅科研档案时，严禁将材料拆散、抽换、裁剪及在档案材料上圈画、涂改，保持档案原貌。
8、凡查阅密级档案人员必须承担保密责任，不得将档案内容泄露给他人，违者视问题性质和性节严肃处理，直至追究法律责任。
（七）电子档案查阅、利用制度
1、根据未来发展，我校将逐步实现档案信息数字化、网络化。
2、电子档案不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供查阅、利用，并应登记。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。
3、电子档案可在归档和管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案；如需查阅超越权限的电子档案，需经档案形成单位或部门负责人同意，校档案室负责人许可，按有关规定办理。
4、已批准为“使用权限保护”的电子档案，要在目录、载体上标识。档案馆应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密级管理的规定。
5、电子档案如上网传送，只有经校档案室的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。
6、非法或不合理查阅和利用电子档案；情节轻微者，由校档案室依据有关规定，给予处罚；情节严重者，追究法律责任。