鄂州职业大学档案鉴定销毁管理办法
为加强我校档案的管理与利用，规范档案鉴定与销毁工作，确保档案信息的合法性、合规性和安全性，防止档案的滥存、泄露和浪费，提高档案管理水平，特制定本办法。
一、适用范围
本办法适用于学校内所有与档案鉴定、管理、销毁相关的部门、单位及人员，包括但不限于档案管理部门、信息技术部门、各院部等。
二、档案鉴定的基本原则
1.合法合规。档案鉴定和销毁工作应遵循国家相关法律法规（如《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《档案鉴定和销毁规程》等）的规定，确保合法合规。
2.科学合理。档案鉴定应遵循客观、公正和科学的原则，鉴定结果应依据档案的历史价值、法律价值、研究价值及使用频率等因素，做出合理的判断。
3.保密性与安全性。档案销毁过程应确保信息的保密性，避免泄露涉及个人隐私、学校秘密或其他敏感信息。销毁过程应采取可追溯、不可恢复的方式，确保档案销毁彻底。
4.节约资源。对于不再具备保存价值的档案，应及时进行销毁，避免占用存储空间，提高档案管理效率。
三、档案鉴定与分类
1.档案鉴定周期。档案管理部门每年应组织一次档案鉴定工作，按周期对所有档案进行鉴定。对长期未使用的档案进行定期鉴定，至少每3年一次，评估是否具备继续保管的价值。
2.档案鉴定标准。根据档案的内容、形式、保管状态等因素，档案可分为以下几类：
（1）永久保存档案。具有历史价值、法律价值、学术价值，需长期保存。
（2）定期保存档案。根据学校工作需要保留一定时间的档案，保存期满后可销毁。
（3）销毁档案。不具备长期保存价值，经过鉴定后决定销毁的档案。
3.档案鉴定程序。第一步：档案评估。档案管理部门对所有档案进行全面的审查，依据档案内容、价值、使用频率等进行初步分类。第二步：档案鉴定。组织档案鉴定小组，对初步分类后的档案进行鉴定，按照“永久保存”“定期保存”“销毁”进行进一步确认。第三步：档案报告。鉴定结果应形成书面报告，报告包括档案类别、数量、鉴定理由等内容，由档案管理部门归档保存。
四、档案销毁的基本要求
对于确定为销毁的档案，应具备以下条件：
1.已达到保存期限；不具备继续保存的历史、法律、学术价值；经档案鉴定小组确认不再具有利用价值。
2.销毁方式。纸质档案销毁：可采用粉碎机、碎纸机等设备进行销毁，确保档案内容不可识别、无法恢复。
3.电子档案销毁。应使用专业的数据销毁软件或物理销毁（如磁盘破坏、硬盘粉碎等）确保电子数据不可恢复。
4.特殊档案销毁。对于某些特殊档案（如含有机密信息的档案），应采用专门的销毁方法，并由专人监督实施。
5.销毁程序。第一步：销毁审批。销毁档案前，必须提交销毁申请，报请学校档案管理委员会审核批准。第二步：档案清单。销毁前，档案管理部门应制作销毁档案清单，详细列出拟销毁档案的名称、数量、鉴定结果及销毁原因，并向档案管理委员会报备。第三步：销毁实施。在批准后，安排专人执行销毁工作，确保销毁过程安全、可控，并保证销毁结果不可恢复。第四步：销毁记录。销毁后，档案管理部门应填写《档案销毁记录表》，记录销毁的档案名称、数量、销毁方式、时间、参与人员等信息，并归档保存。
6.销毁安全与保密。所有销毁工作应在专门的、安全的环境中进行，严禁在公共场所进行档案销毁。销毁过程中应加强对档案的监控，确保销毁工作不被泄露，并且销毁后的档案无法恢复。
五、档案销毁的监督与管理
（一）监督机制
1.学校应设立档案销毁监督小组，负责对档案鉴定与销毁工作进行监督，确保程序合规、操作安全。
2.对档案销毁过程进行全程监督，并确保相关记录（如销毁清单、销毁报告等）真实有效，便于审查和追溯。
（二）档案销毁报告
每次档案销毁工作结束后，档案管理部门应向学校管理层报告销毁情况，报告内容应包括销毁的档案种类、数量、销毁方式、监督人员等信息。
（三）档案销毁审查
学校档案管理部门应定期对销毁档案的合规性进行审查，确保销毁程序的合法性和规范性，避免出现违规操作。
六、附则
1.本办法自发布之日起执行，所有涉及档案鉴定、销毁的人员和部门应严格遵守本制度的各项规定。
2.各部门应根据本制度制定具体的实施细则，并确保落实到位。
3.本办法根据实际工作需要和相关法律法规的变化定期进行修订，修订内容经学校档案管理委员会审核批准后实施。本办法的解释权归学校档案管理部门。