鄂州职业大学档案信息安全管理办法
为确保我校档案信息的安全性、完整性和保密性，防止档案信息泄露、损毁或丢失，保障个人隐私，规范档案信息的存储、处理、传输、访问等管理工作，提升档案管理水平，特制定本办法。
一、适用范围
本制度适用于学校内所有涉及档案信息管理的部门、单位、人员（包括档案管理部门、信息技术部门、各院部等）以及涉及档案存储、处理、传输、访问等工作的外部合作方。
二、档案信息安全管理的基本原则
1.保密性。档案信息应仅由授权人员访问、处理和使用，防止未经授权的访问、泄露和滥用。所有涉及档案信息的人员必须签署保密协议，确保档案信息的机密性。
2.完整性。档案信息应保持准确性和完整性，不得擅自更改或篡改，确保数据的原始性。
3.可用性。档案信息应确保在需要时可用，并采取有效的备份和恢复机制，防止数据丢失或无法访问。
4.合规性。本制度应遵循国家相关的法律法规，如《档案法》《个人信息保护法》《网络安全法》等，确保档案信息管理工作的合法合规。
三、档案信息的存储与管理
（一）档案存储
1.档案信息应存储在安全的物理介质或电子介质中，采取适当的物理和技术保护措施。
2.纸质档案应保存在防潮、防火、防虫的环境中，定期进行检查和整理。
3.电子档案应存储在经过加密、访问控制等技术手段保障安全的服务器、数据库或云平台中。
（二）档案分类与权限管理
1.档案信息应根据内容的敏感性、重要性及使用需求进行分类管理。
2.根据档案类别设置不同的访问权限，确保敏感档案（如个人信息、学术记录、财务数据等）只能由授权人员访问。
（三）档案备份与恢复
1.定期备份所有电子档案，确保数据的冗余存储。备份文件应存储在异地，以防灾难性事件导致数据丢失。
2.建立档案信息恢复机制，确保在发生系统崩溃或数据丢失时，可以快速恢复正常运行。
四、档案信息的访问与使用
（一）访问控制
1.档案信息的访问应严格按照“最小权限原则”，即只赋予工作人员完成工作所需的最低访问权限。
2.档案信息的访问权限应通过信息系统或纸质档案登记进行记录和管理。
（二）使用记录
1.所有访问档案信息的操作必须进行详细的记录，包括访问时间、访问者身份、访问内容、操作类型等。
2.所有访问记录应至少保留两年，并定期进行审查，确保无异常操作。
（三）档案信息的使用要求
1.使用档案信息的工作人员必须严格遵守档案管理制度，确保档案信息的保密性和完整性。
2.禁止通过不安全的渠道（如个人设备、未经加密的通讯方式等）传输或存储档案信息。
五、档案信息安全管理的监督与检查
（一）安全监督
1.学校应设立专门的档案信息安全管理小组，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保制度执行到位。
2.信息技术部门应定期对档案信息系统进行安全检查，及时发现安全漏洞并进行修补，防止系统被攻击或数据泄露。
（二）档案安全评估
1.每年定期进行一次档案信息安全评估，识别潜在的安全风险，并采取相应的改进措施。
2.评估内容包括档案信息的存储安全、访问控制、备份和恢复机制等，确保档案信息管理的全面性与安全性。
（三）档案管理培训
1.学校应定期组织档案信息安全管理培训，提高全体工作人员的安全意识，确保其掌握档案信息管理的基本要求与操作规范。
2.新员工入职时，必须参加档案管理相关培训，确保其理解并遵守档案信息安全管理制度。
六、附则
1.本办法自发布之日起执行，所有涉及档案管理的部门和人员应严格遵守本制度。
2.各部门应根据本办法制定具体的实施细则，确保制度的贯彻落实。
3.本办法依据国家相关法律法规制定执行，如有与国家法规相冲突的部分，以最新法律法规为准。
4.本办法的解释权归学校档案管理部门。